Délégation Académique au Numérique Éducatif de Créteil

Savoir utiliser sa messagerie

19 / 09 / 2014 | DF

Rédaction d’un courrier (courriel)

Le courriel (ou message) doit obligatoirement comprendre un Sujet qui sera abordé dans le Corps du message. Il sera adressé à des destinataires (voir infra) et pourra le cas échéant inclure des Pièces-jointes.

Destinataires

Un courriel peut être envoyé à plusieurs destinataires. Ceux-ci peuvent être classés en trois grandes catégories :
les destinataires principaux « Pour » ;
les destinataires en copie carbone «  Cc » ;
les destinataires en copie carbone invisible « Cci » ou « Bcc ».
Note : Le client de messagerie de l’utilisateur n’envoie qu’une seule copie du message à son serveur. C’est ce dernier qui s’occupe de le dupliquer en autant de messages qu’il y a de destinataires.
Les destinataires principaux sont les personnes qui sont au premier chef concernées par le contenu du courriel. Souvent les courrielleurs l’indique comme fonction Pour.
Les destinataires en Cc sont, par exemple, les personnes que l’émetteur veut tenir informer mais n’en attend pas forcément de réponse. La fonction Cc,signifie « copie carbone » ou « copie conforme » (de l’anglais Carbon copy).
La fonction Cci, est plus délicate. Elle signifie « copie carbone invisible » ou « copie conforme invisible » (Bcc en anglais, soit Blind carbon copy). C’est une fonction similaire au Cc, à la différence que les adresses de ces destinataires ne sont pas visibles pour les autres destinataires du message ni pour ceux à qui le message est transféré. Elle est également appelée « copie cachée ».
Un message est envoyé à l’ensemble des adresses spécifiées dans les champs Pour, Cc et Cci, mais seules les adresses indiquées dans les champs Pour et Cc sont visibles dans le message final.
Pour un envoi à plusieurs destinataires ne se connaissant pas (et ne souhaitant pas voir leur adresse publiée, ne serait-ce que par le moyen d’une lettre d’information électronique), il est d’usage de se servir du champ Cci conformément à la Netiquette.

Contenu (Sujet et Corps du message)

Dans le cadre professionnel, l’émetteur se doit de respecter la loi (sur la discrimination, l’injure, le respect de la vie privée, etc.) et la neutralité de l’administration. Ainsi, les jugements sur les personnes sont à proscrire. De plus, le message ne doit aborder qu’un seul objet, celui spécifié dans le Sujet. Si plusieurs thèmes sont évoqués, il est bon de le préciser dans le Sujet. Ceci concerne le fond.
Pour la forme, le premier point évident est le respect des règles de la langue française. Le message doit être compréhensible, bien formé. Eviter les MAJUSCULES, cela revient à crier et à toutes les chances de froisser les destinataires.
Il est obligatoire dans le cadre du travail de signer les message (Signature). Celle-ci devra être légère et comporter vos nom, prénom, téléphone et adresse postale professionnels.
D’autres règles se trouvent dans la Nétiquette (http://www.ccr.jussieu.fr/dsi/doc/divers/Netiquette.htm#211)

Rappel

Les correspondances dans le cadre du travail doivent se faire avec l’adresse professionnelle pour avoir un caractère officiel. Notez que le courrier électronique possède aujourd’hui une valeur juridique au même titre que le courrier papier.

Pièces-jointes

L’émetteur peut adjoindre à son message un ou plusieurs fichiers (texte, images, etc...). Il existe un certains nombre de règles qui permettent d’éviter les problèmes. Par exemple, il faut s’assurer que les fichiers transmis peuvent être bien lu par les destinataires (format de fichiers). Eviter les PJ trop « lourdes », quelques centaines de Ko au grand maximum (la Nétiquette propose une limite à 50Ko) . Pour les fichiers plus lourds (surtout s’ils sont envoyés à de nombreux destinataires car chacun en recevra un exemplaire), mieux vaut utiliser un espace de partage (certaines listes de discussion en proposent) et n’envoyer que le lien aux destinataires.

Important !

A moins d’utiliser un encrypteur de courrier (matériel ou logiciel qui crypte les messages), il faut savoir que la confidentialité du courrier sur internet n’est pas garanti. Il convient donc de faire attention à ce que l’on écrit.

Sources

http://fr.wikipedia.org/wiki/Courrier_%C3%A9lectronique
http://fr.wikipedia.org/wiki/N%C3%A9tiquette
http://www.ccr.jussieu.fr/dsi/doc/divers/Netiquette.htm

 

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